Función Administrativa : Concepto e importancia, principios y proceso de la dirección, (toma de decisiones y motivación)

La Función de dirección implica conducir los esfuerzos de las personas para ejecutar los planes y lograr los objetivos de un organismo social. La dirección es la parte central de la administración, puesto que por su conducto se logran los resultados que finalmente servirán para evaluar al administrador; poco efecto tendrán técnicas complicadas de planeación, organización y control, si la labor de dirección es deficiente. La dirección es la parte más práctica y real, ya que trata directamente con las personas, y éstas son quienes finalmente influyen en el éxito o fracaso del organismo social.

Autoridad, motivación, comunicación, coordinación y toma de decisiones, son elementos claves en la dirección.

Robert B. Buchele. Comprende la influencia interpersonal del administrador a través de la cual logra que sus subordinados obtengan los objetivos de la organización mediante la supervisión, la comunicación y la motivación.

Burt K. Scanlan. Consiste en coordinar el esfuerzo común de los subordinados, para alcanzar las metas de la organización.

Leonard J. Kazmier. La guía y supervisión de los esfuerzos de los subordinados, para alcanzar las metas de la organización.

Joel J. Lerner y H.A. Baker. Consiste en dirigir las operaciones mediante la cooperación del esfuerzo de los subordinados, para obtener altos niveles de productividad mediante la motivación y la supervisión de la cual, los subordinados pueden comprender y contribuir de manera eficiente, al logro de los objetivos del organismo social.

Reyes Ponce, nos dice que este elemento es el más real y humano, porque se tiene que ver en todos los casos con GENTE, a diferencia de los otros elementos, en que se trata más bien con relaciones con el "cómo debían de ser las cosas". En la acción de dirigir, se trata con las cosas y problemas "como son realmente".

Elementos del concepto

Si se observan las anteriores definiciones, es posible determinar sus componentes comunes:

· Ejecución de los planes de acuerdo con la estructura organizacional.

· Motivación.

· 3. Guía o conducción de los esfuerzos de los subordinados.4. Comunicación.

· 5. Supervisión.

· 6. Alcanzar las metas de la organización

Con los anteriores elementos es posible definir a la dirección como:

La ejecución de los planes de acuerdo con la estructura organizacional, mediante la guía de los esfuerzos del grupo social a través de la motivación, la comunicación y la supervisión.

IMPORTANCIA

La dirección es trascendental porque:

· Pone en marcha todos los lineamientos establecidos durante la planeación y la organización.

· 2. A través de ella se legran las formas de conducta más deseables en los miembros de la estructura organizacional.

· 3. La dirección eficiente es determinante en la moral de los empleados y, consecuentemente, en la productividad.

· 4. Su calidad se refleja en el logro de los objetivos, la implementación de métodos de organización, y en la eficacia de los sistemas de control.

· 5. A través de ella se establece la comunicación necesaria para que la organización funcione.

Toma de decisiones

La toma de decisiones es considerada como una de las funciones vitales del administrador. Por su importancia ha sido objeto de profundas investigaciones. De hecho, hay dos tipos de modelos, desde el punto de vista administrativo, para explicar el fenómeno de la toma de decisiones en las organizaciones: los llamados racionales y los modelos no racionales.

Toda organización continuamente se enfrenta a la tarea de tomar decisiones, de las cuales provendrá el éxito o fracaso en las metas y objetivos que se haya planteado, es por ello que es sumamente importante el tomar decisiones apegándose a procesos estrictos que reduzcan los posibles riesgos que podrían afectarla.

Toma de decisiones Individuales:

En muchas ocasiones la toma de decisiones recae en individuos que por lo general ocupan cargos directivos en la empresa, por lo que se asume una responsabilidad de grandes dimensiones, por ello es recomendable establecer de manera clara los niveles de autoridad y la capacidad personal para llevar a cabo la toma de decisiones.

Toma de decisiones en grupo:

· Muchas de las decisiones empresariales son tomadas por grupos de administradores.

· Por lo tanto, la toma de decisiones en grupo es considerada un componente esencial del trabajo administrativo.

· Habitualmente, las decisiones se toman en grupo cuando los problemas son demasiados grandes para tomar una decisión individual o porque involucra a varias de las áreas funcionales de la empresa.

Proceso de la toma de decisiones

1.- Suceso de estímulo

· Es la situación que impulsa al individuo a participar en el proceso de la toma de decisiones.

· Existen puestos dentro de las organizaciones cuyos ocupantes siempre están involucrados en las decisiones.

2.- Búsqueda de información

· Necesita que el tomador de decisiones reúna toda la información necesaria acerca de cada una de las alternativas.

3.- Formulación del problema

· Se debe plantear la situación en términos decisorios.

· Generalmente las opciones se evalúan sin pensarlas mucho o sin que sean muy lógicas.

4.- Evaluación de alternativas

· Se deben identificar las decisiones posibles y sus consecuencias.

· Estas consecuencias pueden referirse a aspectos cuantificables como ingresos, costos, ganancias, etc.

· Pero también aspectos cualitativos como imagen, satisfacción del cliente, ambiente laboral, etc.

5.- Elección de la mejor opción

· La persona que toma la decisión debe elegir la mejor opción después de haber analizado todas las alternativas viables.

· La alternativa elegida debe ser ejecutada.

6.- Implementación

· Es poner en marcha de la alternativa elegida. Generalmente necesita recursos especialmente designados y la participación de varias personas o departamentos.

· Los que instrumentan la decisión deben comprender la elección y comprometerse con su exitosa implementación.

https://blogger.googleusercontent.com/img/b/R29vZ2xl/AVvXsEh335D9mbsc4dQaeaIxwJTca6KgqiHpKN7KJIZ_R0RBhwqmQXltRxm5xEJazEQcgq4-nhu4ZUOdi9CynEnNGKTmuex0jIhjZlcs0npsbkuSJ6OCSe45lwMnKmAt6-Mq4D8nKnz78A30zY0/s400/Hays-networking.JPG

MOTIVACIÓN

La motivación son los estímulos que mueven a la persona a realizar determinadas acciones y persistir en ellas para su culminación. Este término está relacionado con el de voluntad y el del interés. Las distintas escuelas de psicología tienen diversas teorías sobre cómo se origina la motivación y su efecto en la conducta observable. La motivación, en pocas palabras, es la Voluntad para hacer un esfuerzo, por alcanzar las metas de la organización, condicionado por la capacidad del esfuerzo para satisfacer alguna necesidad personal.

Definición etimológica: la palabra motivación proviene del latín motivus (movimiento) y el sufijo –ción (acción y afecto). Según esto, la motivación es la causa de una acción. Motivus también es la base de las palabras motivar y motivo.

Definición de motivación en la empresa: La habilidad de la empresa para crear un entorno en el cual los empleados puedan y estén dispuestos a manifestar estas repuestas que se desean y a trabajar para conseguir el amplia miento de las metas de la empresa. Es importante o esencial que las metas de la empresa se consideren idénticas o semejantes con las necesidades humanas.

Aspectos:

1) Subordinación. Se refiere a la disposición de los trabajadores para recibir órdenes y reconocer la necesaria existencia de ciertas prerrogativas de la administración, incluyendo el mantenimiento de la disciplina.

2) lealtad. Se entiende en el sentido de una identificación positiva con la empresa y en la voluntad de compartir su destino.

3) productividad. Se refiere simplemente a la obvia necesidad de que el trabajo produzca de manera eficiente.

ELTON MAYO (1880-1949)

Es tal vez uno de los más influyentes pensadores sobre la motivación de empleados y fue el fundador del enfoque de las "relaciones humanas" en el management. En 1924, Mayo desarrolló una investigación en una usina de la estadounidense Western Electrical Company. El objetivo inicial: detectar la relación entre la iluminación del lugar de trabajo y la productividad laboral. Sin embargo, las conclusiones a las que finalmente llegó fueron revolucionarias para el management. El estudio concluyó que, mucho más que la iluminación, lo que realmente impactaba sobre la productividad era la sincera preocupación de los managers por el rendimiento de los trabajadores. En otras palabras, Mayo descubrió que los empleados trabajaban con mayor motivación si la gerencia se preocupaba por su bienestar. De este modo, sugirió que podría obtenerse un rendimiento superior a través de una buena comunicación y una conexión emocional entre los trabajadores y los managers.

ABRAHAM MASLOW

Propone la “Teoría de la Motivación Humana”, la cual trata de una jerarquía de necesidades y factores que motivan a las personas; esta jerarquía identifica cinco categorías de necesidades y considera un orden jerárquico ascendente de acuerdo a su importancia para la supervivencia y la capacidad de motivación. Es así como a medida que el hombre va satisfaciendo sus necesidades surgen otras que cambian o modifican el comportamiento del mismo; considerando que solo cuando una necesidad está “razonablemente” satisfecha, se disparará una nueva necesidad. Las cinco categorías de necesidades son: fisiológicas, de seguridad, de amor y pertenencia, de estima y de auto-realización; siendo las necesidades fisiológicas las de más bajo nivel.

FREDERICK HERZBERG

Propone una teoría de la motivación en el trabajo, enfatizando que el homo faber se caracteriza por dos tipos de necesidades que afectan de manera diversa el comportamiento humano:

Factores higiénicos o factores extrínsecos, están relacionados con la insatisfacción, pues se localizan en el ambiente que rodean a las personas y abarcan las condiciones en que desempeñan su trabajo. Como esas condiciones son administradas y decididas por la empresa, los factores higiénicos están fuera del control de las personas. Los principales factores higiénicos son: el salario, los beneficios sociales, el tipo de dirección o supervisión que las personas reciben de sus superiores, las condiciones físicas y ambientales de trabajo, las políticas y directrices de la empresa, el clima de relaciones entre la empresa y las personas que en ella trabajan, los reglamentos internos, el estatus y el prestigio, y la seguridad personal, etc. Son factores de contexto y se sitúan en el ambiente externo que circunda al individuo.

Factores motivacionales o factores intrínsecos, están relacionados con la satisfacción en el cargo y con la naturaleza de las tareas que el individuo ejecuta. Por esta razón, los factores motivacionales están bajo el control del individuo, pues se relacionan con aquello que él hace y desempeña. Los factores motivacionales involucran los sentimientos relacionados con el crecimiento y desarrollo personal, el reconocimiento profesional, las necesidades de autorrealización, la mayor responsabilidad y dependen de las tareas que el individuo realiza en su trabajo. Tradicionalmente, las tareas y los cargos han sido diseñados y definidos con la única preocupación de atender a los principios de eficiencia y de economía, suprimiendo los aspectos de reto y oportunidad para la creatividad individual. Con esto, pierden el significado psicológico para el individuo que los ejecuta y tienen un efecto de "desmotivación" que provoca apatía, desinterés y falta de sentido psicológico, ya que la empresa sólo ofrece un lugar decente para trabajar.

DOUGLAS MCGREGOR

Douglas McGregor desarrolló en “El lado humano de las organizaciones” (1960) las siguientes teorías referentes al estilo de mando de los directivos:

Teoría X

· El ser humano ordinario siente una repugnancia intrínseca hacia el trabajo y lo evitará siempre que pueda.

· Debido a esta tendencia humana a rehuir del trabajo la mayor parte de las personas tiene que ser obligadas a trabajar por la fuerza, controladas, dirigidas y amenazadas con castigos para que desarrollen el esfuerzo adecuado a la realización de los objetivos de la organización.

· El ser humano común prefiere que lo dirijan, quiere soslayar responsabilidades, tiene relativamente poca ambición y desea más que nada su seguridad.

Teoría Y

· El desarrollo del esfuerzo físico y mental en el trabajo es tan natural como el juego o el descanso. Al ser humano común no le disgusta esencialmente trabajar.

· El control externo y la amenaza de castigo no son los únicos medios de encauzar el esfuerzo humano hacia los objetivos de la organización, el hombre debe dirigirse y controlarse a sí mismo en servicio de los objetivos a cuya realización se compromete.

· Se compromete a la realización de los objetivos de la empresa por las compensaciones asociadas con su logro.

· El ser humano ordinario se habitúa a buscar responsabilidades. La falta de ambición y la insistencia en la seguridad son, generalmente, consecuencias de la misma experiencia y no características esencialmente humanas.

· La capacidad de desarrollar en grado relativamente alto la imaginación, el ingenio y la capacidad creadora para resolver los problemas de la organización, es característica de grandes sectores de la población.

· En las condiciones actuales de la vida industrial las potencialidades intelectuales del ser humano están siendo utilizadas sólo en parte.

DAVID MCCLELLAND

El Dr. McClelland lideró trabajos sobre pensamiento motivacional, desarrolló las bases de la teoría y de los modelos sobre logros y alcances motivacionales y promocionó mejoras en los métodos de valoración de los empleados.

David McClelland es conocido por describir tres tipos de necesidad motivacional, las cuales él identificó en su libro editado en 1988 ?Human Motivation?: Necesidad de Logro (n, LOG), Necesidad de Poder (n, POD), Necesidad de Asociación (n, ASO).

Estas necesidades se hallan en diversos grados de variación en todos los trabajadores y directores McClelland (1965). Esta mezcla de necesidades caracterizan tanto al gerente como al empleado, en su estilo y comportamiento, ambos, gerente y empleado, en los tres conceptos están siendo motivados.

La necesidad de LOGRO (n, LOG)

La persona con necesidad de logro se encuentra motivada por llevar a cabo algo difícil, alcanzar algo realmente difícil mediante el reto y desafío de sus propias metas y con ello avanzar en el trabajo. Hay una fuerte necesidad de retroalimentarse de su logro y progreso y una necesidad por sentirse dotado, realizado, gratificado y con talento.

La necesidad de PODER y AUTORIDAD (n, POD)

La persona con necesidad de poder está motivada por obtener y conservar la autoridad. Tiene deseo de influir, adiestrar, enseñar o animar a los demás a conseguir logros. Su modo de comportarse lo conduce a ser influyente, efectivo e impactante. Hay una fuerte necesidad de hacer liderar sus ideas y de hacerlas prevalecer. Hay una fuerte necesidad de incrementar su poder y su prestigio, en fin, su estatus.

La necesidad de ASOCIACIÓN O FILIACIÓN (n, ASO)

La persona con necesidad de asociación, está motivada por la afiliación y posee la necesidad de tener relaciones amigables y se motiva hacia interactuar con la gente y con los demás compañeros de trabajo. La afiliación conduce a sentirse respaldado por la ayuda, respeto y consideración de los demás. Este tipo de personas son jugadores de equipos. Los individuos con esta necesidad alta, no son los líderes ni los directivos más eficientes, ya que les cuesta mucho tomar decisiones difíciles sin preocuparse por disgustar a los demás.